Calificación de prospectos
Por: Ricardo Bolaños
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Para el vendedor normal, el tiempo es su recurso más preciado. Cuando estamos buscando vender equipo de cómputo, debemos saber a quién se lo vamos a vender. El número de ventas cerradas con respecto al número de cotizaciones realizadas es un primer parámetro de desempeño. Otro parámetro es el número de cotizaciones solicitadas con respecto al número de contactos realizados (visitas o llamadas). Si sus índices son bajos, hay una alta probabilidad de que esté calificando mal a sus prospectos.
De todas las empresas a las que podemos venderles una computadora, consumibles o periféricos hay algunas a las que nos costará menos trabajo. ¿En qué consiste que a algunas empresas es más "fácil" venderles que a otras? La clave está en la calificación que se le dé a los prospectos antes de contactar con ellos. La calificación es una medida con la cual determinamos que tan "bueno" es el prospecto para que compre un producto o servicio. Un prospecto puede estar muy bien calificado para comprar un producto más no para otro.
¿Cómo podemos calificar a nuestros clientes? Primero debemos conocer nuestro producto. Haga una lista de las características que tiene el producto y que beneficios se obtienen de él. Después haga una lista de que características tiene una persona o empresa que use dicho producto o servicio. Con estas dos listas haga una nueva "lista de verificación" o checklist para saber que prospectos será más factible que le compren.
Su lista de verificación deberá contener datos como tamaño de la empresa, giro, industria, tipo de problemas, número de empleados, si tiene o no tiene contador interno, si tiene o no red, etcétera. La lista dependerá de lo que haya determinado en las dos primeras listas.
Ya que tiene su lista iniciará el proceso de calificación. Si determinó que su "perfil" de cliente es aquel que tiene más de 50 computadoras, menos de 200 y no tiene red (¿todavía?), entonces, las empresas de menos de 50 trabajadores NO serán candidatos a obtener este producto. Si se está soportando en un directorio de alguna cámara industrial, seguramente tendrá el tamaño de la empresa por número de trabajadores, de ahí puede seleccionar a las empresas o descartar a las que no cumplan con las características que usted esperaba.
La ventaja de la calificación es lograr un mayor aprovechamiento del tiempo, además de tener más ventas. Es mejor invertirle un poco de tiempo a la calificación de los prospectos para que estos tengan más probabilidades de comprar, así tendremos más tiempo para atender a nuestros clientes y venderles más.
Finalmente un detalle de administración de ventas: lleve un registro con esta calificación de los clientes y anote todo lo que le parezca relevante para lograr la venta. También grafique el número de contactos que hace por día, el número de cotizaciones que entrega y el número de ventas que cierra, esto le podrá dar un parámetro para saber cuanto tiene que trabajar y si su calificación de prospectos está funcionando o no.
Creatividad para emprender
Por: Ricardo Bolaños
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La creatividad puede aplicarse en cualquier ámbito de la vida, y el empresarial no es la excepción. Cuando vamos a iniciar una nueva empresa o vamos a independizarnos, hay una alta probabilidad que lo hagamos con una pyme (pequeña y mediana empresa). Normalmente iniciaremos con poco o nulo capital y con algún familiar como socio o incluso sin socios.
Una vez que hayamos decidido emprender nuestra aventura de sacar adelante una empresa, ¿qué sigue? Bueno... pues tendremos que saber a que queremos que se dedique la empresa. Los estudiosos de la administración dicen que hay que iniciar centrándonos en las necesidades de los clientes, sin embargo, al principio, antes de ve que necesitan los clientes debemos saber que podemos hacer nosotros.
Puede ser que en la región donde usted esté haya una gran necesidad de médicos, pero si usted es ingeniero, pues aunque quisiera satisfacer dicha necesidad, pues no puede. Por el otro lado, muchas veces nos limitamos a querer hacer solo lo que hemos hecho con anterioridad o el trabajo en el que estábamos. A continuación describiré la forma en la que puede obtener miles de opciones para saber con que arrancar su pyme.
Lo primero que deberá hacer es una lista de todas las labores que puede realizar: hacer arreglos florales, soldar puertas y ventanas, reparar televisiones, etcétera. Una vez que haya terminado dicha lista, deberá agregar todas aquellas labores que podría hacer sin que le cueste mucho trabajo. En esta segunda parte podrá incluir labores que hace mucho tiempo que no realiza, o que estudió en la escuela pero nunca aplicó por ejemplo. Finalmente viene el tiempo de jugar: agregue a la lista todo lo que le gustaría hacer, sepa o sepa hacerlo; lo haya hecho o no; tenga dinero con que hacerlo o no; como le comenté es el momento del juego. Agregue TODO: ser astronauta, ser bombero, ser minero, instructora de aerobics, corredor de bolsa, agente de seguros etctera.
Terminada la lista, salga de su casa u oficina, de una vuelta a la manzana, camine, duerma, quite de su mente todo lo relacionado con lo usted es, hace, hizo o puede llegar a hacer. Regrese y en otra hoja diferente haga una lista de todo lo que usted percibe que su comunidad, grupo de amigos, clientes o exclientes necesita. Si no tiene información suficiente hable con algunos de ellos para que le den información.
Ahora que haya terminado, tiene ya la materia prima lista para determinar que es lo que va a hacer. Retome la primer lista y trate de agrupar actividades más o menos similares. Asígneles un número entre 1 y 10. Uno para las que le serían más complicadas de realizar por usted y 10 las que haría casi con los ojos cerrados. En una columna diferente asígneles otro número también del uno al diez. Uno para aquellas actividades que nadie requiere (revise su segunda lista) y 10 para aquellas actividades que muchas personas o grupos requieren.
Haga un cuadro como el siguiente:
Como podrá observar, el cuadrante superior derecho le mostrará aquellas actividades en las que tendrá una mayor oportunidad de obtener éxito. La razón es muy sencilla, son actividades en las que tiene experiencia, le gustan y además son requeridas por el mercado.
La creatividad es una herramienta muy importante que puede tener miles de aplicaciones en la empresa. Le recomiendo leer más del tema.
Emprendedores
Por: Ricardo Bolaños
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Emprendedor se le llama a la persona que inicia alguna misión. Empresario emprendedor, es aquella persona que inicia una empresa con un objetivo determinado. Entre otras características, un empresario emprendedor o emprendedor, deberá ser constante, determinado, visionario, arriesgado, carismático, planeador, organizado, líder y tener una capacidad de trabajo por arriba del promedio. Parecieran muchas características a reunir en un solo individuo, sin embargo, los emprendedores -como la mayoría de los distribuidores lo son-las tienen.
Si usted quiere mejorar su posición como emprendedor, deberá identificar una visión y un objetivo. La visión será el fin último por el cual usted inicia su negocio, el cual -por supuesto-no es hacer dinero. Hacer dinero es un requisito de cualquier empresa con fines de lucro. Su visión deberá de ser algo sutil, que lo guíe a través del tiempo por el difícil mundo de la distribución de equipo de cómputo o servicios relacionados. Si usted no establece una visión, difícilmente podrá tener permanencia en el mercado. Una vez que haya establecido una visón, deberá proceder a establecer un objetivo, para un año, seis meses, o tres. El tiempo, depende del tipo de segmento en el que esté y que tan dinámico sea este.
Una de las características que diferencian a un emprendedor de un gerente típico, es que el emprendedor se arriesga, o al menos arriesga su dinero. El emprendedor invierte grandes cantidades de tiempo, -y normalmente-todo su dinero, y a veces hasta más. Éste debe tener una muy clara visión de lo que va a hacer, ya que de lo contrario, le será difícil poder recuperar la inversión. En esta ola de Internet, los negocios están cambiando y transformándose, uno nunca sabe que va a pasar el día de mañana. El riesgo crece.
Otra de las características del emprendedor es una buena capacidad de planear y organizar. Muchos emprendedores son desorganizados en el detalle, pero deberán de ser muy organizados en el alto nivel. La planeación es una característica inherente del los emprendedores, sin embargo, normalmente la tienen en la cabeza, el reto en este caso, es poder transmitirla en papel a sus seguidores.
El trabajo duro es un sello indudable de los emprendedores, jornadas de 18 x 7, casi como servidores de misión crítica. Los emprendedores trabajan duro persiguiendo un sueño, cuando lo van alcanzando, van bajando su nivel de trabajo. Como emprendedor, debe de tener cuidado de administrar sus horas de trabajo. No es malo trabajar mucho al arrancar el negocio, sobre todo si lo arranca sin dinero y sin colaboradores -caso típico en los emprendedores--, sin embargo, al pasar el tiempo, conforme vaya alcanzando metas, si sigue trabajando tantas horas, algo anda mal.
Finalmente, más que una característica, es una necesidad del emprendedor: desarrollar buenas relaciones. Las relaciones valen más que el dinero mismo. Contrario a lo que se podría pensar, las relaciones no solo sirven para hacer negocios "sucios", sirven también para muchas otras cosas. Tampoco sirven solo con los clientes. El desarrollar una buena relación con un proveedor, le puede significar mejores costos; una buena relación con los clientes, le puede traer utilidades; una buena relación con sus vecinos, le puede dejar muchas recomendaciones.
Emprendedores de la mesa redonda
Por: Ricardo Bolaños
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¿Recuerda las antiguas historias de los caballeros de la mesa redonda? , aquellos que
le reportaban al Rey Arturo. Pues bien, probablemente no estamos ni en la época ni en
el lugar, sin embargo la metodología de mesa redonda nos puede servir para resolver
problemas en este momento.
Bastante platicado y visto está ya el problema del desarrollo de las empresas. Las
asociaciones, las colusiones y los "acuerdos" los vemos como la única salvación al
problema de los micro-márgenes. Definitivamente, el método que le voy a exponer a
continuación no resuelve el problema de raíz, pero por lo
menos ayudará a mejorar la condición de negocio de las personas que integren su
mesa redonda.
La mesa redonda de la que hablamos no es más que un acuerdo de caballeros. Los
viejos caballeros de la mesa redonda, se tenían plena confianza entre ellos. Jamás
alguno vendería quemando sus costos para "tronar" al otro caballero de junto. Tenían
un código de ética y de valores, también poseían un castigo para los que infringieran
dichos acuerdos.
Analicemos las características de la mesa redonda: pocos participantes, un objetivo
común, valores compartidos y trabajo en equipo. ¿De que nos puede servir a nosotros
como distribuidores los anteriores tópicos? Para poder soportar el planteamiento
siguiente le pediría que se IMAGINARA que usted es uno de esos caballeros de la mesa
redonda. También imagine que alguno de los empresarios que conoce usted participa
en ella.
La justificación para que haya pocos participantes es por la facilidad de consenso. Es
más fácil discutir algún tema entre diez que entre 50. Entonces, lo primero que deberá
hacer es formar un grupo de empresarios que estén dispuestos a participar en este
modelo.
Una vez que tenga un grupo (de preferencia de máximo cinco, al menos el primer
grupo) deberá proponer y consolidar un objetivo común. El primer objetivo podría ser:
mejorar nuestros márgenes de comercialización en el mercado que participemos
(dependiendo del grupo, puede ser: tecnología de información, alimentos, enseres
domésticos, etcétera). Antes de continuar con su "mesa redonda", deberán estar de
acuerdo con el objetivo, todos los empresarios, si alguno de ustedes no está de
acuerdo, será un lastre para los demás. Al plantear el objetivo común, no sólo deben
de estar de acuerdo con él, sino que deben de vivirlo, sentirlo, ¡debe apasionarles! Si
cumplen con los anteriores puntos, pueden estar seguros que podrán trabajar a gusto
para dicho objetivo.
Ahora ya tienen sus caballeros y tienen su objetivo, sigue definir sus valores. "El fin
justifica los medios", decía Maquiavelo, pero ¿está usted de acuerdo con dicha frase?
Probablemente no, probablemente sí, sin embargo, es más fácil reaccionar cuando
tiene pautas de comportamiento que cuando no las tiene. Los
valores son principios rectores que nos apoyan a tomar las decisiones cuando estamos
en duda. Honestidad, atención, servicio y calidad podrían ser ejemplos de valores. Al
igual que en el objetivo, todos debemos estar de acuerdo con los valores, ya que ellos
determinarán nuestro comportamiento ante situaciones no previstas.
Ya sabemos a dónde vamos, y con qué valores, ahora ¡a trabajar! El siguiente punto
será trabajo en equipo, éste posee una serie de características determinantes. Un
equipo consiste en una agrupación de personas (usualmente pocas), con un objetivo
común, con habilidades complementarias y métodos de trabajo. Analicemos para qué
sirve el trabajo en equipo, después cómo se lleva a cabo dicho trabajo en equipo y
finalmente, comentemos algunos ejemplos de las aplicaciones prácticas para el canal
de dicho trabajo en equipo.
El trabajo en equipo tiene como finalidad poder conseguir un objetivo común a varias
personas, de manera más eficiente. Si usted trabaja en equipo debe generarse
sinergia. Sinergia es el efecto que el resultado total del equipo, es mayor que la suma
de los esfuerzos individuales. Ésta se da gracias a la diversidad
de componentes de un equipo. Si usted desea hacer un equipo para reparar
computadoras: alguien deberá saber cómo repararlas, otro cómo vender las
reparaciones, otro cómo llevar todo en orden (adminstrarlo), uno más cómo probarlas.
Piense, si todos reparan, ¿quién vende?, o si todos venden ¿quién repara?
Los pasos para concretar un equipo son: afiliación, poder, realización y madurez.
La afiliación corresponde a la etapa inicial en la cual los integrantes se conocen, fijan
los objetivos, conocen las preferencias y características de los demás miembros del
grupo. En esta etapa, el objetivo es conocerse, es la base para el trabajo en equipo.
Dentro de esta fase, deberá asegurarse que todos los miembros se conozcan,
exterioricen sus inquietudes, comenten sus objetivos, compartan sus experiencias y
aclaren sus habilidades y conocimientos. Esta es la etapa donde pueden salir o entrar
miembros al equipo, posteriormente causaría un desequilibrio.
La fase de poder se da al integrarse el equipo: hay un espíritu de equipo. Los
integrantes empiezan a tener confianza y cada uno realiza aportaciones tendientes a
conseguir el objetivo. En esta etapa se empieza a gestar la inercia, que más adelante
será la base para lograr la sinergia. Normalmente, en esta etapa surge un líder, cuya
función es moderar las reuniones, apoyar las ideas, estimular la comunicación entre los
integrantes, facilitar el diálogo y retroalimentar a los integrantes respecto a sus
conductas.
La realización del equipo se da al haberse integrado: ya se conocieron(afiliación) y ya
hay quien dirija y modere las reuniones (poder). La realización es la fase productiva
del trabajo en equipo. Ahora se da el trabajo en equipo y se responde a los problemas
de manera eficiente. El líder ahora sólo facilita el proceso
de toma de decisiones y ayuda al equipo a formar un plan de acción. Es muy
importante puntualizar que el líder no es el "jefe", no va a mandar, ni a ordenar, ni a
exigir. El líder sólo servirá para facilitar el proceso de trabajo en equipo, pero no lo va
a dirigir.
Finalmente en la etapa de madurez, el equipo ya trabaja solo. Cada uno de los
miembros sabe qué hacer y cuándo. El líder en esta etapa sólo interviene para
solucionar algún conflicto que se llegará a dar. El objetivo de formar un equipo es
llegar a esta etapa y trabajar en ella.
¿Para que nos puede servir tener un equipo de trabajo como empresarios? Entre otros
beneficios, podemos decir: compartir proveedores, consumir servicios entre los
integrantes, hacer un grupo de compras, compartir inventarios, ingresar a cuentas
mayores, abatir costos, etc. Podría comentarle que las aplicaciones son ilimitadas.
LOS CABALLEROS DE LA MESA REDONDA A LA PRIMER BATALLA
Lo primero que tendrá que hacer es formar su grupo, no menos de cinco, no más de
quince. De preferencia busque empresarios que sean del mismo giro o industria.
Busque que sean fuertes en diferentes disciplinas: unos ingenieros, otros licenciados;
unos teóricos, otros prácticos; unos vendedores, otros financieros. Haga un equipo
verdaderamente multidisciplinario.
La razón de ser de la unión que están empezando, deberá aportar beneficios a todos,
ser de largo plazo e incrementar las utilidades de los accionistas (seguramente ustedes
mismos).
¿Cómo podríamos beneficiarnos de esta unión? Permítame comentarle algunas
sugerencia para diferentes objetivos que persigan. Suponga que los objetivos son:
compartir proveedores, consumir servicios entre los integrantes, hacer un grupo de
compras, compartir inventarios, ingresar a cuentas mayores y abatir costos.
Empecemos con los pasos más sencillos para conformar el equipo, y posteriormente
pasar a la solución de problemas. ¡Vamos conociéndonos! La primer interacción. El
ejercicio consistiría en hacer un directorio de los integrantes de la mesa redonda. Este
directorio, incluiría: nombre, dirección, teléfonos, fax, e-mail; años de experiencia,
área de especialización, ejemplos de competencia; nombre de clientes, facturación;
cualquier otro dato importante de su empresa. Una vez que tenga dicha tabla, deberá
iniciar reuniones periódicas para integrar al grupo, alguno de ustedes deberá tomar la
batuta de la integración: el que avisa de las juntas, propone lugares, reúne la
información y la circula.
En la primer junta, dentro del orden del día, deberán definir políticas, acordar cuánto
cobran por algunos servicios, tratar de estandarizar los precios, hacer una lista con
todos los problemas que pueden resolver como grupo, etc. Este también es un buen
momento para fijar las comisiones por intercambio de clientes, ver que pasa si dos
personas atienden al mismo cliente. Definir que pasará si algún cliente se queja de que
alguno de la mesa redonda no lo atendió bien. En fin, nunca terminaría si anotara en
este breve espacio todas las necesidades a definir. Es importante que aprenda y
entienda cual es la motivación de esta primer
reunión: poner en orden al EQUIPO.
Caballeros de la mesa redonda a la primer batalla. El primer trabajo en conjunto no
tardará en llegar. Una vez que lo atiendan: ¿quién va a cotizar? ¿Una sola cotización o
varias? ¿Quién cobra?, ¿ Quién se hace cargo si hay problemas? ¿Quién coordina los
trabajos? Parece un infierno ¿no es así? Contradictoriamente a lo que piense, el definir
todo este tipo de asuntos antes de iniciar, le puede ahorrar los dolores de cabeza más
fuertes de su vida. Por supuesto que las primeras interacciones no necesariamente
serán un trabajo en conjunto. Probablemente serán una recomendación de un
integrante para: venderle un servicio, instalarle un
producto, venderle un consumible o planear un proyecto, dependiendo de su grupo.
Después de algunas interacciones, el equipo podrá estar funcionando virtualmente
sólo. Debe haber un documento en el cual se expresen la periodicidad y los puntos de
control que deberán estar revisando. También debe haber un mecanismo para resolver
disputas entre los integrantes, ya que es mejor que esté
escrito desde antes cómo se va a resolver algún problema que tratar de ponerse de
acuerdo en el momento del problema.
Regresemos a la aplicación práctica, y antes de continuar permítame puntualizar la
parte formal, correspondiente a la formación del grupo. La formación del grupo,
cumplan o no su objetivo es una meta en sí. Los equipos son un requisito para poder
acceder a los beneficios que comenté al principio, sin embargo el
tenerlo, no implica que se tenga éxito en la operación. También, de manera contraria,
si el equipo falla no podrá alcanzar meta alguna. En resumen: el equipo es un requisito
para poder conseguir su meta, tanto la formación como la operación.
Retomando los objetivos, analicemos uno de ellos: compartir proveedores. Cada uno
de los integrantes del equipo enumerará a los proveedores a los que les compra,
anotando cuales son las ventajas de cada uno de ellos, como crédito, descuento,
calidad en el servicio, rapidez, entrega a domicilio, etc. Pueden evaluar cada uno de los
rubros que requieran como consumibles, equipo de cómputo, impresoras, servicios,
etc. ¿Cuál es la ventaja? ¿Compartir mis proveedores?, Perdería mis utilidades ¿no?
Probablemente si, siempre y cuando usted sea líder del mercado y su más cercano
competidor tenga una diferencia negativa en participación de mercado de al menos un
20%. La condición anterior es virtualmente nula en el mercado de cómputo en México
(y en el mundo).
Analice cómo es en el mercado en el que usted participa. ¿Cuál es la ventaja de
consumir servicios entre los integrantes del equipo? Por supuesto que si están
haciendo un equipo, los ingresos y utilidades es mejor que se queden dentro del
mismo, ¡no importa con quién! Pueden pactar créditos, descuentos, condiciones
especiales y ofertas en conjunto. Por ejemplo, si uno de ustedes vende equipo de
cómputo y otro vende cursos, pueden incluir en el precio de la computadora un curso
"gratis". Éste podrá ser pagado por el vendedor de computadoras a un costo reducido.
Dicho curso será cargado al precio de la computadora, y al tener un valor agregado
mayor, el cliente lo apreciará más.
Un grupo de compras funciona uniendo consumos. Por ejemplo, en lugar de comprar
cintas aquí y allá, compran en conjunto y podrán acceder a un mejor descuento, a un
mejor crédito o a algún tipo de beneficio.
Finalmente, ingresar a cuentas mayores, sería manejar una "organización virtual". Ésta
se define como: "la unión de dos o más empresas de forma eventual por un periodo de
tiempo o proyecto determinado para un fin común". Las empresas conservan su
independencia, pero comparten recursos durante el proyecto. Un ejemplo típico de
esta relación es un vendedor de hardware, que vende una red. El distribuidor vende las
tarjetas, repetidores, software, etc.; otro distribuidor, especialista en redes hace la
instalación, planeación y puesta a punta del sistema; otro más, realiza el cableado
estructurado de la red. Tres empresas, unidas por un proyecto, compartiendo
utilidades, dando una solución integral, asegurando ser competitivas con un cliente al
que cada una por su cuenta hubiera sido difícil que atendieran.
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